18 schnelle Tipps für den GmbH Geschäftsführer

Rechtsanwalt FaSteuerrecht Georg Hartmann

1. Bei jedem Problem, das es in der GmbH zu lösen gilt, trennen Sie bitte zwischen der juristischen Person, - der GmbH - und dem Geschäftsführer als handelndem Organ (Trennungsgrundsatz).

2. "Durchgriffshaftung" nennt man die Haftung dann, "wenn der Anspruch durch die GmbH auf den Geschäftsführer oder den Gesellschafter durchgreift".

3. Verwahren Sie den Einzahlungsbeleg und den entsprechenden Kontoauszug über die Zahlung der Stammeinlage bei Gründung der Gesellschaft sorgfältig auf und zwar die Originale bei sich privat. Es ist durchaus möglich, dass Sie gegenüber - wem auch immer - diese Belege zum Nachweis der Einzahlung des Kapitals nochmals benötigen und vorzeigen müssen.

4. Mehrere Geschäftsführer müssen mit einer vorweg getroffenen, eindeutigen schriftlichen Klarstellung vereinbaren, für welchen Geschäftsbereich der jeweilige Geschäftsführer zuständig ist. Diese Vereinbarung sollte alle Geschäftsbereiche entsprechend bezeichnen. Bei nicht klarer Kompetenzabgrenzung haften alle Geschäftsführer gemeinschaftlich und im Fall eines Strafverfahrens werden die Ermittlungen gegen alle Geschäftsführer geführt.

5. Eine Insolvenzantragspflicht bei der GmbH ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn die Gesellschaft zahlungsunfähig und/oder überschuldet ist.

6. Sollte sich Ihre GmbH einmal in einer finanziellen Krise befinden, denken Sie an eine Rangrücktrittserklärung der Gesellschafter für Darlehen, die in die Gesellschaft als Gesellschafterdarlehen eingebracht wurden. Dadurch können Sie eine Überschuldung vermeiden.

7.
Binnen-Innen-Haftung bei GmbH bedeutet, dass der Geschäftsführer haftbar gemacht wird von der Gesellschaft selbst oder/und dem Gesellschafter.

8. Wenn der Geschäftsführer in Ausführung einer Weisung der Gesellschafter handelt, kommt eine Schadensersatzpflicht gegenüber der Gesellschaft regelmäßig nicht in Betracht. Insoweit können Sie das Haftungsrisiko der Binnen-Haftung deutlich verringern, in dem Sie "alles Mögliche" durch Gesellschafterbeschluss beschließen lassen und sich jedes Jahr eine "Entlastung" von der Gesellschafterversammlung erteilen lassen. Es gibt auch die Möglichkeit einer so genannten "Generalbereinigung" als zusammenfassende Vereinbarung. Auch eine gesellschaftsvertragliche Haftungsbeschränkung, die im Vertrag zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer vereinbart wird kann das Haftungsrisiko deutlich senken (aber problematisch).

9. Der GmbH Geschäftsführer haftet grundsätzlich nur für eigenes Handeln, nicht für das seines Erfüllungsgehilfen. Der Geschäftsführer muss den Erfüllungsgehilfen laufend und sorgfältig bei der Durchführung der ihm übertragenen Aufgaben überwachen. Er hat darüber hinaus den Erfüllungsgehilfen sorgfältig auszuwählen, d.h. er sollte keine Mitarbeiter einstellen, die für die ordnungsgemäße Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben erkennbar nicht qualifiziert sind.

10. Sozialabgaben müssen von dem Geschäftsführer abgeführt werden, ansonsten droht die unmittelbare Haftung und auch ein Strafverfahren nach § 266a Strafgesetzbuch. Ist eine Zahlung nicht möglich, überweisen Sie zumindest den Arbeitnehmeranteil und schreiben Sie auf dem Überweisungsträger "Arbeitnehmeranteil". Hierdurch kann zumindest der Strafbarkeit entgangen werden.

11. Im Steuerverfahren gilt für den Fiskus, dass in einer Krise der GmbH der Geschäftsführer das Finanzamt nicht schlechter als alle anderen Gläubiger behandeln darf. Die Umsatzsteuer muss "anteilig" (Anteilige Verteilung) abgeführt werden. Zur Vermeidung einer persönlichen Haftung des Geschäftsführers ist eine genaue Dokumentation der Verteilung der vorhandenen Liquidität auf den Fiskus und die anderen Gläubiger empfehlenswert.

12.
Dass "anteilige Verteilungsverfahren" gilt auch für das Verteilen an andere Gläubiger. Auch insoweit kann sich eine Durchgriffshaftung ergeben.

13. Steuerschuldner der Lohnsteuer ist nicht die GmbH, sondern der Arbeitnehmer. Da die GmbH die Lohnsteuer lediglich treuhänderisch verwaltet, besteht eine gegenüber den übrigen Steuern der GmbH (z. B. Körperschafts- Umsatz-, Gewerbesteuer) verschärfte Haftung.
Dem Geschäftsführer obliegt für die Abzugssteuer eine besonders strenge Sorgfaltspflicht. Er hat für eine ordnungsgemäße Buchführung zu sorgen, hat die Steueranmeldungen rechtzeitig und richtig vorzunehmen und schließlich die Abzugsbeträge fristgerecht abzuführen.
Der Geschäftsführer ist grundsätzlich verpflichtet, die Lohnsteuer ungekürzt vor allen anderen Leistungen an das Finanzamt abzuführen. Da der Geschäftsführer für die abzuführende Lohnsteuer grundsätzlich in voller Höhe haftet, sollte er bei Liquiditätsengpässen der GmbH die Lohnsteuer vorrangig vor anderen Verbindlichkeiten zahlen.

14. Will der Geschäftsführer sich mit einer Verrechnung von Steuerschulden mit Steuerguthaben entlasten, ist hierfür ein ausdrücklicher Antrag erforderlich, der vor Fälligkeit der Steuerschulden gestellt werden sollte.

15. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, bei rechtlichen Zweifeln eine sachkundige Auskunft einzuholen. Mit dem Widerruf der Bestellung bzw. der Amtsniederlegung endet grundsätzlich die Stellung des Geschäftsführers als gesetzlicher Vertreter der GmbH. Von diesem Zeitpunkt an trägt der Geschäftsführer grundsätzlich nicht mehr die Verantwortung für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten der GmbH.
Der Geschäftsführer ist jedoch verpflichtet, sicherzustellen, dass die zur Entrichtung der fälligen Steuern erforderlichen finanziellen Mittel verfügbar sind. Durch die Niederlegung seines Amtes kann sich der Geschäftsführer jedenfalls dann dem Haftungsrisiko für Steuerschulden der GmbH entziehen, wenn hierfür ein von der GmbH zu vertretender wichtiger Grund vorliegt.

16. Der Geschäftsführer muss in jedem Fall die fristgerechte Abgabe der Steuererklärungen überwachen und die ihm zur Unterschrift vorgelegten Erklärungen auf ihre Richtigkeit zumindest überschlägig prüfen. Stellt der Geschäftsführer, z.B. aufgrund von Mahnschreiben des Finanzamtes fest, dass der von ihm beauftragte Steuerberater die Abgabefrist nicht einhält, muss er sich selbst um die Erledigung der steuerlichen Pflichten kümmern oder notfalls einen anderen Steuerberater damit beauftragen.

17. Bei Übernahme einer Geschäftsführerposition ist darauf besonders zu achten, ob und wenn ja welche Steuerschulden bestehen. Hierfür eignet sich - unabhängig von den Informationen des früheren Geschäftsführers oder der Gesellschafter - eine Nachfrage bei dem Finanzamt.

18. Die Haftung des Geschäftsführers für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten der GmbH kann nicht ausgeschlossen, sondern nur beschränkt werden. Hierzu ist eine interne Geschäftsverteilung erforderlich. Die interne Geschäftsverteilung muss durch Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterbeschluss, Geschäftsordnung oder sonst schriftlich niedergelegt werden. Die zu verteilenden Aufgabenbereiche sollten möglichst genau definiert werden. In der Vereinbarung sollte festgehalten werden, dass der nicht mit steuerlichen Angelegenheiten befasste Geschäftsführer umgehend zu informieren ist, sobald finanzielle Schwierigkeiten bei der GmbH auftreten. Der nicht zuständige Geschäftsführer sollte sich zu jeder Zeit zumindest grob über die jeweiligen steuerlichen Angelegenheiten der GmbH informieren lassen. Ergeben sich Zweifel an einer ordnungsgemäßen Erfüllung der Pflichten durch den zuständigen Kollegen, muss er selbst eingreifen. Dies gilt insbesondere bei Liquiditätsengpässen. In diesem Fall muss er selbst für die vollständige und pünktliche Abführung der Steuern sorgen.