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Der Umgang mit Kommunikationsmitteln im Arbeitsverhältnis:
Nutzung von Internet, E-Mail-Account und Telefon

Seminarvortrag Rechtsanwältin Nina Dittmann-Kozub


I. Einleitung
 Moderne Kommunikationsmittel wie Telefon und E-Mail sowie das Internet als Informationsquelle sind aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken.

Die Möglichkeiten der modernen Kommunikation erlauben ein effektiveres, ökonomischeres Arbeiten, verführen auf der anderen Seite aber auch dazu, sich von den eigentlichen Aufgaben ablenken zu lassen. Eine intensive private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts oder Internetzugangs kann dabei nicht nur zu einer Kostensteigerung zu Lasten des Arbeitgebers führen, sondern auch einen Virenbefall oder gar urheberrechtliche Abmahnungen nach sich ziehen, wenn geschützte Inhalte heruntergeladen werden. Erfolgt die private Nutzung zudem in der Arbeitszeit, liegt eigentlich ein Lohnbetrug vor.

Insofern ist es wichtig, einen sinnvollen Umgang mit den Kommunikationsmitteln im Betrieb zu finden.

II. Fallkonstellationen
 Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist die private Nutzung von Internet (Telefon oder dienstlichem E-Mail-Account) ein Umstand, der - vorbehaltlich der anzustellenden Interessenabwägung - an sich geeignet ist, eine außerordentliche Kündigung zu rechtfertigen, wenn dies während der Arbeitszeit in erheblichem zeitlichem Umfang ("ausschweifend") erfolgt und hierdurch die arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Nutzung entgegen einem ausdrücklichen Verbot erfolgt, die arbeitsvertraglich geschuldete Leistung währenddessen nicht erbracht wird, erhebliche Datenmengen auf das betriebliche System heruntergeladen werden, durch die private Nutzung zusätzliche Kosten entstehen oder eine Rufschädigung des Arbeitsgebers droht, weil strafbare oder pornografische Darstellungen heruntergeladen werden (andere Ansicht: LAG, RLP 09.05.2005, NZA-RR 2005, 634).

Problematisch gestaltet sich zum einen die Identifizierung eines erheblichen Verstoßes gegen arbeitsvertragliche Pflichten, zum anderen der Nachweis des Verstoßes im Prozess - der Arbeitgeber hat im Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes die die Kündigung begründenden Tatsachen im Detail darzulegen und zu beweisen.

Dabei sind drei Konstellationen zu unterscheiden:

Die private Nutzung ist ausdrücklich verboten, genehmigt oder es existiert gar keine ausdrückliche Regelung in diesem Zusammenhang. Je nachdem, in welchem Rahmen die Privatnutzung erfolgt, sind unterschiedliche Bestimmungen des Datenschutzes anwendbar und die Kontrollmöglichkeiten hierdurch gegebenenfalls erheblich eingeschränkt, für den Fall, dass ein Verstoß gegen bestehende Regelungen vorliegt oder im "regelfreien Raum" eine übermäßige Nutzung stattfindet.

1. Ausdrückliches Verbot der privaten Nutzung
 Es besteht seitens des Arbeitnehmers keinerlei Anspruch darauf, Betriebsmittel privat zu nutzen. Der Arbeitgeber hat es daher in der Hand, die private Nutzung von E-Mail, Telefon und Internet komplett zu verbieten. Im Falle des Komplettverbotes ist ein evtl. vorhandener Betriebsrat nicht zu beteiligen.

Der Verstoß gegen das ausdrückliche Verbot ermöglicht je nach Einzelfall ggf. die fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung.

Gleichzeitig bestehen relativ weit reichende Kontrollmöglichkeiten. Bei dem umfassenden Verbot der privaten Nutzung sind nach überwiegender Auffassung nur das Bundesdatenschutzgesetz (bzw. das jeweils anwendbare Landesdatenschutzgesetz) sowie das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers zu beachten. Hieraus folgen umfassende Kontrollrechte.

Nach § 28 Bundesdatenschutzgesetz ist das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung zur Erfüllung eigener Geschäftszwecke zulässig, wenn es der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses dient. Der Zweck ist jeweils konkret festzulegen. Hinreichend konkretisierter Zweck ist z. B. die Erfassung von Zeit- und Verbindungsdaten zur Abrechnung des eingerichteten Telekommunikationssystems oder die stichprobenartige Prüfung, in welchem Umfang eine geschäftliche Nutzung erfolgt. Unzulässig ist dahingegen die Auswertung mit dem Ziel, das allgemeine Arbeitsverhalten systematisch zu kontrollieren. Die Einführung eines Systems zur technischen Überwachung unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrates (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Ist die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts verboten, kann der Arbeitgeber die darin befindliche Korrespondenz ebenso jederzeit lesen wie Geschäftspost. Das Mithören oder Mitschneiden von Telefonaten ist jedoch untersagt.

Im Übrigen besteht ein Zugriff auf die Inhalte privater Kommunikation lediglich, wenn ein konkreter Verdacht eines Verrats von Geschäftsgeheimnissen oder Straftaten vorliegt.

2. Nutzung ausdrücklich erlaubt
 Ist die Privatnutzung ausdrücklich erlaubt, besteht für den Fall, dass dieses im Rahmen einer für alle Arbeitnehmer geltenden Regelung erfolgen soll, ein Mitbestimmungsrecht zu Gunsten des Betriebsrates, § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Sofern technische Möglichkeiten geschaffen werden, die der Überwachung dienen, besteht zudem ein Bestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.

"Übertreibt" es der Arbeitnehmer in dieser Konstellation mit der Privatnutzung, kann eine Kündigung - sofern nicht eine der im Vorspann genannten Fallgruppen vorliegt - nur ausgesprochen werden, wenn die Nutzung in einem Ausmaß erfolgt, von dem der Arbeitnehmer nicht annehmen durfte, sie sei noch von dem Einverständnis des Arbeitgebers gedeckt. Eine Abmahnung ist nur dann nicht erforderlich, wenn die Nutzung ein solches Ausmaß erreicht, dass von einer groben Pflichtverletzung auszugehen ist (vergl. z.B. ArbG Wesel 21.03.2001, NZA 2001, 786). Dabei ist als Genehmigung bewertet worden, dass ein Geschäftsführer Telefonrechnungen, die auch Privatnutzung beinhalten, abzeichnete ohne Rechenschaft über Art, Umfang oder Zweck der Nutzung zu verlangen.

Im Fall der erlaubten Privatnutzung sind die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitsgebers stark eingeschränkt. Erlaubt der Arbeitgeber die Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Postfaches, ist er Anbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes mit der Folge, dass das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG zu wahren hat. Dieses umfasst sowohl den Inhalt der Kommunikation als auch die Tatsache, dass jemand an dem Telefonkommunikationsvorgang beteiligt ist oder war. Eine Erfassung und Verwendung von Nutzerdaten darf nur soweit erfolgen, als dieses zum Zweck der Bereitstellung, Abrechnung und Sicherstellung eines geregelten Kommunikationsablaufes notwendig ist.

Gestattet oder duldet der Arbeitgeber die private Nutzung des Internets, ist er Anbieter im Sinne des Telemediengesetzes. Hieraus folgt, dass er die äußeren Daten der Nutzung (besuchte Seiten, Verweildauer, Uhrzeiten) nur dann erheben und verwenden darf, wenn dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme der Telemedien zu ermöglichen und abzurechnen. Die Abrechnung darf nicht Zeitpunkt, Dauer, Art, Inhalt und Häufigkeit der in Anspruch genommenen Telemedien erkennen lassen.

Davon abgesehen ist eine Kontrolle privater Inhalte nur denkbar, wenn ein konkreter Verdacht einer strafbaren Handlung vorliegt.

3. Kein ausdrückliches Verbot
 Besteht kein ausdrückliches Verbot im Betrieb hinsichtlich der Privatnutzung von E-Mail, Internet und Telefon, darf der Arbeitnehmer nach Auffassung der Arbeitsgerichte davon ausgehen, dass er zur privaten Nutzung betrieblicher elektronischer Kommunikationsmittel berechtigt ist, solange dies nicht größere Teile der Arbeitszeit in Anspruch nimmt und keine spürbare Kostenbelastung darstellt (so z. B. ArbG Frankfurt am Main 02.01.2002, NZA 2002, 1093; LAG Köln 11.02.2005, 5 Sa 1018/04). Eine Kündigung im Fall der zu intensiven Nutzung ohne vorherige Abmahnung ist in der Regel unwirksam.

In diesem Zusammenhang gelten die gleichen Regeln wie im Fall der ausdrücklich erlaubten Nutzung, was die Kündigungs- und die Kontrollmöglichkeiten angeht, zumal die Grenzen zur Genehmigung durch Duldung, wie oben gezeigt, fließend sind.

III. Fazit und Empfehlungen
 Die einfachste und sicherste Methode eine zu intensive Privatnutzung elektronischer Kommunikationsmittel zu unterbinden, besteht darin, diese komplett zu verbieten. In diesem Fall sind die Verstöße klar identifizierbar, die Sanktionen bestimmbar und es stehen Kontrollmöglichkeiten, die erst den Beweis des Verstoßes in einem Prozess ermöglichen, zu Gebote.

In den Fällen der erlaubten Privatnutzung oder der Duldung ist problematisch, dass es an einer konkreten Festlegung des Erlaubten fehlt und Verstöße somit nicht eindeutig bestimmbar sind. Zusammen mit den relativ nichtssagenden Definitionen der Rechtsprechung, in welchen Fällen eine Kündigung gerechtfertigt sein soll, führt dies zu unwägbaren Risiken.

Da in der Regel jedoch ein vollständiges Verbot der privaten Nutzung nicht gewollt ist, empfiehlt es sich, eine sinnvolle Regelung zu treffen, die zum einen klar festlegt, in welchem Umfang und in welcher Form die Nutzung erlaubt ist, zum anderen die Möglichkeiten der Missbrauchskontrolle, soweit möglich, erweitert. Unbedingt zu beachten sind daher folgende Punkte:

  • Klarzustellen ist, dass die Gestattung der Privatnutzung eine freiwillige Zusage ist.
  • Bestimmte Kommunikationsinhalte (z. B. strafbare, fremdenfeindliche, sexistische Inhalte; unberechtigte Weitergabe von Betriebs- und Unternehmensgeheimnissen) sollten verboten und es sollten Verhaltensgrundsätze aufgestellt werden.
  • Angezeigt ist eine strikte Trennung von dienstlichem und privatem E-Mail-Account, um jederzeitigen Zugriff auf den dienstlichen Account zu haben.
  • Das Zeitfenster, in dessen Rahmen die Privatnutzung erlaubt ist (z. B. außerhalb oder innerhalb der Arbeitszeit unter Anrechnung von Pausenzeiten; zeitlicher Höchstrahmen), muss klar definiert sein.
  • Die Art und der Umfang der Protokollierung und der Kontrolle der Daten für den Internetzugang sollten geregelt werden. Gleiches gilt für die Maßnahmen bei Verstößen gegen Verhaltensgrundsätze.
  • Der Arbeitnehmer sollte über den Inhalt und die Grenzen der zulässigen Privatnutzung für die möglichen Kontrollen nebst der damit einhergehenden Zwecke umfassend informiert werden.

Als Bedingung für die private Nutzung sollte nicht nur die Regelung an sich getroffen und seitens des Arbeitnehmers unterzeichnet, sondern zusätzlich eine Individualvereinbarung getroffen werden, durch die der Arbeitnehmer sich mit einer Einschränkung seiner Rechte und erweiterten Kontrollen einverstanden erklärt. Dies gilt vor allem im Hinblick darauf, dass Verstöße gegen die Regelung mittels des privaten Postfachs meist anders nicht nachweisbar sein werden. Die private Nutzung sollte in jedem Fall von der Abgabe einer entsprechenden Freigabeerklärung des jeweiligen Arbeitnehmers abhängig gemacht werden.

Eine klare Linie, was die Zulässigkeit entsprechender Vereinbarungen angeht, hat sich zwar in der Rechtsprechung nicht herausgebildet, diese verhelfen jedoch in jedem Fall zu einem höheren Maß an Rechtssicherheit.

Bei der Formulierung einer entsprechenden Vereinbarung sind wir selbstverständlich gerne behilflich.


Rechtsanwältin Nina Dittmann-Kozub